今さら聞けないWEB会議〜効果は0か100ではない〜

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DX、コロナ渦下

広く普及したWEB会議システム(Zoom、Teams、Google Meet、Skype等)名前を目にする機会は増えるものの、いまひとつピンとこない…

このように感じることはありませんか?

INDEX-目次-

WEB会議は使い方次第で武器になる

WEB会議は”良い”or”悪い”0か100かで見るのではなく【一部】導入することで50%,30%でも効果が享受されれば大きな武器となる

  • 2回に1回、3回に1回をWEBに変更する
  • 出勤するものの自席からWEB会議に参加する etc.

多くのWEB会議反対意見は、初めて会うときのものを指すことが多い 既知の相手なら2回に1回リアル開催をWEBに変更しても大きな影響は出づらい [リアル]&[WEB]のハイブリットにすることも効果的

WEBミーティングを導入することですぐに効果が現れるのは、アポイント間に設けなくてはならない余白時間や移動時間 これらは導入して即効果を発揮する

サンプルを元に効果を算出してみよう

想定効果の ×50% ×30% = 数時間の効率化

(1)既存のお客様とのコンタクト
 ①平均顧客コンタクト件数 4件/日
 ②管理営業人員 5名
 ③平均移動時間 30分
 ④アポイント前後の余白時間平均 15分

効率化試算
 ①×365日×②×(③+④)

  = 年間 5,475時間

   営業マン 2.78人 分の時間数捻出(平日日勤8時間想定)

(2)社内会議
 ①社内会議件数 6件/月
 ②平均会議参加人数 5名
 ③会議調整時間(含帰社,通勤) 会議毎45分/人

効率化試算
 ① × 12ヶ月 × ② × ③

  = 年間 270時間

   超過勤務時間削減に効果が見込める

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導入までのステップ

STEP1 最適な方法を検討調査

試算結果を元にお打合せの上、最適な導入方法やツール(Zoom,TeamsだけでなくRemoやSpatial chat等広く検討)、どの部分へ導入するかを選定

STEP2 導入を想定する機会を選定

既存のお客様への管理営業や定例会議など、実際にWEB会議一部導入が想定される会議をターゲティング

STEP3 WEB会議環境を構築

よく使用する会議室や事務フロア、ご自宅などをすぐにWEB会議ができるように整備、機材レンタルも応相談

STEP4 活用する土壌作り

効果が期待でき、できる環境を整えても、肝心の使用する方々の理解が得られず立ち消えに…ということのないよう、活用する土壌作り